HR & Office Coordinator (m/w/d) in Teilzeit (Standort: Bienenbüttel)

Almased ist eine der bekanntesten Marken im Bereich Ernährungs- und Gesundheitsprodukte im deutschsprachigen Raum. Seit Jahrzehnten steht die Marke für wissenschaftlich fundierte Ernährungskonzepte zur Optimierung des Stoffwechsels, sowie nachhaltige Gewichtsregulation. 

Seit über 30 Jahren, gestartet am Küchentisch in Bienenbüttel, sind wir Marktführer in Deutschland – und auch in UK und den USA aktiv. Geblieben sind wir ein kleines, engagiertes Team mit der großen Vision, Menschen durch Ernährung dabei zu unterstützen, ihre persönlichen Ziele zu erreichen. 

Zur Unterstützung unseres Teams sowie unserer HR- und Office-Prozesse suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und mitdenkende Persönlichkeit in Teilzeit ab 20-30h mit möglicher perspektivischer Erweiterung des Aufgabenbereiches und Stundenumfangs. 
 

Deine Rolle

Du unterstützt uns bei organisatorischen, administrativen und personalbezogenen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, sorgfältig und effizient umgesetzt werden. 

Dabei arbeitest Du eng mit der Executive Assistant der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben im Bereich HR-Administration, Office Management und Organisationsunterstützung. 

Wir suchen ausdrücklich keine reine Sachbearbeitung, sondern eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Freude daran hat, Dinge eigenständig voranzubringen. 
 

Deine Aufgaben

HR & Personaladministration 

• Unterstützung bei der Digitalisierung und Strukturierung von Personalprozessen
• Unterstützung bei der Organisation von Schulungen und Pflichtunterweisungen (z. B. Ersthelfer, Brandschutz, Arbeitssicherheit)
• Vorbereitung von Verträgen, Bescheinigungen und Standarddokumenten
• Pflege von Personalakten und Stammdaten
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen
• Vorbereitung personalrelevanter Informationen für Payroll-Prozesse
• Pflege von Urlaubs-, Krankheits- und Zeiterfassungsübersichten
• Überwachung relevanter Fristen und Nachweise
• Mitwirkung bei der Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents 

Office & Organisationsmanagement 

• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft
• Dokumentenmanagement und Archivierung
• Vor- und Nachbereitung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei standortübergreifenden Themen zwischen Hamburg und Bienenbüttel
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei internen Projekten und Sonderthemen
• Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Wartung, Handwerker, Lieferanten)
• Unterstützung bei der Organisation und Nachverfolgung wiederkehrender Wartungs- und Prüftermine
• Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten und Verwaltungsunterlagen  

Zusammenarbeit & Unterstützung 

• Enge Zusammenarbeit mit der Executive Assistant der Geschäftsführung
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Recruiting und Onboarding
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Strukturen
• Eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche