HR & Office Coordinator mit Schwerpunkt Personaladministration (m/w/d) in Teilzeit (Standort: Bienenbüttel)

Almased ist eine der bekanntesten Marken im Bereich Ernährungs- und Gesundheitsprodukte im deutschsprachigen Raum. Seit Jahrzehnten steht die Marke für wissenschaftlich fundierte Ernährungskonzepte zur Optimierung des Stoffwechsels sowie nachhaltige Gewichtsregulation. 

Seit über 30 Jahren, gestartet am Küchentisch in Bienenbüttel, sind wir Marktführer in Deutschland – und auch in UK und den USA aktiv. Geblieben sind wir ein kleines, engagiertes Team mit der großen Vision, Menschen durch Ernährung dabei zu unterstützen, ihre persönlichen Ziele zu erreichen. 

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Persönlichkeit in Teilzeit mit 20 bis 30 Stunden pro Woche. Der klare Schwerpunkt der Position liegt auf der operativen Personalarbeit. Ergänzend übernimmst Du organisatorische Aufgaben rund um unseren Standort in Bienenbüttel. Eine perspektivische Erweiterung des Aufgabenbereichs und des Stundenumfangs ist grundsätzlich möglich.

Deine Rolle

Du übernimmst Aufgaben in der operativen Personalarbeit, koordinierst organisatorische sowie administrative Themen und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, sorgfältig und effizient umgesetzt werden. 

Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung und Executive Assistance zusammen. Du übernimmst klar definierte Verantwortungsbereiche selbstständig, bereitest Entscheidungen sorgfältig vor und stimmst Dich bei übergeordneten Personalthemen mit uns ab. 

Neben der verlässlichen Personaladministration erhältst Du Raum, Abläufe zu verbessern und definierte Themen eigenständig voranzubringen. Erste Berührungspunkte mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung. Wichtig ist uns, dass Dir die grundlegenden Abläufe der operativen Personalarbeit vertraut sind und Du bereit bist und Freude daran hast, Dich bei Bedarf sorgfältig in arbeitsrechtliche Themen einzuarbeiten. 

Du bringst bereits schwerpunktmäßig Erfahrung in der Personaladministration mit, arbeitest gerne eigenverantwortlich und hast Freude an einer vielseitigen Rolle? Dann könntest Du genau die Person sein, die wir suchen.

Deine Aufgaben

HR & Personaladministration 

• Betreuung und Weiterentwicklung operativer HR-Prozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles - vom Eintritt über die laufende Personaladministration bis zum Austritt
• Vorbereitung und Koordination personalrelevanter Themen wie Vertragswesen, Payroll, Arbeitszeiterfassung, Fehlzeiten, Fristen und Nachweise
• Digitalisierung, Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung unserer HR-Prozesse und Systeme  
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung unserer HR-Strukturen und -Instrumente, zum Beispiel bei Rollen- und Entwicklungsmodellen, Benefits, betrieblicher Altersvorsorge und zukünftigen Personalbedarfen
• Mitwirkung bei arbeitsrechtlichen und personalorganisatorischen Fragestellungen sowie bei Schulungen und Pflichtunterweisungen - in Abstimmung mit der Geschäftsführung und internen oder externen Fachstellen

Office & Organisationsmanagement 

• Koordination und eigenständige Weiterentwicklung der organisatorischen und administrativen Abläufe am Standort Bienenbüttel, in enger Abstimmung mit den weiteren Unternehmensstandorten
• Organisation des laufenden Standortmanagements einschließlich externer Dienstleister, Instandhaltungsmaßnahmen sowie wiederkehrender Wartungs- und Prüftermine
• Koordination und Nachverfolgung administrativer Themen wie Dokumentenmanagement, Termine, Fristen, Übersichten und interne Verwaltungsprozesse
• Mitwirkung bei standortübergreifenden Aufgaben, internen Projekten, Veranstaltungen und Sonderthemen sowie bei der Weiterentwicklung gemeinsamer Abläufe und Strukturen

Zusammenarbeit & Unterstützung 

• Enge Zusammenarbeit mit der Executive Assistant der Geschäftsführung
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Recruiting und Onboarding
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Strukturen
• Eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche